Tratamiento de datos personales

1.Identificación del Responsable del Tratamiento

(Decreto 1377/2013, art. 13, numeral 1)

En adelante, «Soft a Tu Medida», «la Compañía» o «el Responsable».

2.Definiciones

Conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej. origen racial, salud, datos biométricos, orientación política). Ninguna app del portafolio está diseñada para recolectar datos sensibles.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento. Frente a los datos de quienes contratan una app del portafolio (dueños de negocio o usuarios), Soft a Tu Medida actúa como Responsable.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable. Frente a los datos de los clientes finales que cada negocio registra dentro de una app (p. ej. nombres en pedidos o reservas), Soft a Tu Medida actúa como Encargado, y el negocio suscriptor es el Responsable de esos datos (ver sección 9).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

3.Principios rectores

(Ley 1581/2012, art. 4)

Todo Tratamiento se rige por: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Soft a Tu Medida solo trata datos para finalidades legítimas, informadas y autorizadas, adopta medidas de seguridad razonables y no divulga los datos salvo en los casos previstos por la ley.

4.Tratamiento y finalidades

(Decreto 1377/2013, art. 13, numeral 2)

4.1. Datos de contactos y clientes potenciales (sitio corporativo)

• Datos: nombre, celular, correo electrónico.
• Finalidades: atender solicitudes de contacto, enviar información comercial de servicios, gestionar la relación precontractual.

4.2. Datos de quienes contratan una app del portafolio (dueños/administradores o usuarios)

• Datos: nombre, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso, datos de suscripción y facturación del plan.
• Finalidades: crear y administrar la cuenta; prestar el servicio de la app contratada; gestionar el cobro de la suscripción a través de la pasarela de pagos; enviar comunicaciones transaccionales (confirmación, onboarding, avisos de servicio); soporte técnico; cumplimiento de obligaciones legales y contables.

4.3. Datos operativos del negocio dentro de una app

• Datos: según la app, ventas, inventario, empleados/roles internos del negocio, citas o reservas, contenido de proyectos, y nombres de clientes finales que el negocio registra en sus pedidos o reservas.
• Finalidad: operar el software por cuenta del negocio suscriptor. Respecto de estos datos, Soft a Tu Medida es Encargado y actúa siguiendo las instrucciones del negocio Responsable.

Cuando la finalidad no se informe en esta Política, se comunicará mediante el aviso de privacidad correspondiente antes o al momento de la recolección.

5.Derechos del Titular

(Ley 1581/2012, art. 8; Decreto 1377/2013, art. 13, numeral 3)

Como Titular, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo deber legal o contractual de permanencia.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de Tratamiento.

6.Autorización

El Tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del Titular (Ley 1581/2012, art. 9; Decreto 1377/2013, arts. 5 a 9). La autorización se obtiene por medios que garantizan su posterior consulta (casillas de aceptación en el registro, formularios electrónicos, aceptación de esta Política y del aviso de privacidad). Soft a Tu Medida conserva prueba de la autorización otorgada.

Tratándose de menores de edad, el Tratamiento solo procede en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y con autorización del representante legal. Las apps del portafolio están dirigidas a personas mayores de edad.

7.Procedimiento para ejercer los derechos (consultas y reclamos)

(Decreto 1377/2013, art. 13, numerales 4 y 5; Ley 1581/2012, arts. 14 y 15)

Canal de atención: área de Protección de Datos de Soft a Tu Medida. Correo: info@softatumedida.com · Teléfono: +57 315 464 2460 · Dirección: Carrera 19 # 33H-13, Cali, Valle del Cauca.

7.1. Consultas

El Titular (o su causahabiente/representante) puede consultar sus datos. La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de atención, que no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. Reclamos

El Titular puede presentar reclamo cuando considere que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o cuando advierta un presunto incumplimiento. El reclamo debe contener: identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando previamente al interesado los motivos y la fecha de respuesta.

Requisito de procedibilidad: el Titular solo puede acudir a la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable (Ley 1581/2012, art. 16).

8.Medidas de seguridad

(Ley 1581/2012, art. 4, literales g y h)

Soft a Tu Medida aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: control de acceso por roles, aislamiento de datos por negocio (multi-tenant con Row Level Security), cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), gestión de secretos fuera del código y respaldo de la infraestructura. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta; ante un incidente que afecte datos personales, se actuará conforme a la ley y se reportará a la SIC cuando corresponda.

9.Encargados y transferencia/transmisión internacional de datos

(Ley 1581/2012, art. 26; Decreto 1377/2013, arts. 24 y 25)

Para prestar el servicio, Soft a Tu Medida se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados y que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia:

Estas operaciones constituyen transmisión internacional a Encargados que tratan los datos por cuenta del Responsable, amparada por: (i) contratos de tratamiento con cada proveedor que exigen confidencialidad, seguridad y respeto de los principios de la Ley 1581; y (ii) la autorización expresa del Titular al aceptar esta Política, en los términos de la excepción del artículo 26, literal a), de la Ley 1581 de 2012. La lista de países con nivel adecuado de protección se rige por la Circular Única de la SIC.

Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente la transmisión y el almacenamiento de sus datos en dichos proveedores y jurisdicciones para las finalidades descritas.

10.Vigencia de la Política y período de conservación

(Decreto 1377/2013, art. 13, numeral 6)

• Entrada en vigencia de esta Política: 18 de julio de 2026.
• Período de vigencia de las bases de datos: los datos se conservarán mientras exista la relación contractual o la finalidad que justifica el Tratamiento y, después, durante los plazos exigidos por obligaciones legales (contables, tributarias, comerciales). Cumplidos esos plazos, se suprimirán o anonimizarán.
• Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales habituales (sitio web o correo) antes de su entrada en vigor.

11.Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Están obligados a registrar sus bases de datos ante la SIC las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública. Soft a Tu Medida evaluará y cumplirá esta obligación si supera dicho umbral; en todo caso, cumple con las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012 con independencia del registro.

12.Normas aplicables

• Constitución Política de Colombia, art. 15 (habeas data) y art. 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015): reglamentación parcial; el art. 13 fija el contenido mínimo de esta Política.
• Decreto 1727 de 2009 y Ley 1266 de 2008: datos financieros/crediticios (en lo pertinente).
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): RNBD y transferencias internacionales.